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メールのイライラをこうして解決!

2016年05月31日

現在、高度情報通信社会となって、私たちの生活は大きく変わっています。
20年以上前、自宅にパソコン、一人ひとりが携帯電話を持つ生活を私たちは想像できたでしょうか。
今や子どもからお年寄りまで携帯電話を持っていることが珍しくなくなりました。こうした社会の変化によって、私たちの感情や、その表わし方も変わってきたように思います。

そして、以前にはなかったイライラがずいぶん増えたと感じている方も多いでのはないかと思います。とくに大学生や新社会人などではメールに関することがらも大事な指導内容・研修内容に入れる必要が出てきているのではないでしょうか。

「メールあるある」で考えてみましょう。

 

◆「件名」がないメールにイラッ

メールに件名がついていないことがあります。
「相談」「報告」などの件名があれば、ある程度内容を予想してメールを開くことができます。何も書いていないと「どういう内容なのだろう」と考えたり、誰からだろうと推測したりします。毎日多くのメールを受け取っていると件名がないことで余計な時間を費やしてしまいます。

 

◆「こんにちは」の「件名」にイラッ

学生から届くメールの「件名」には、「こんにちは」が多いです。
「件名」がないことでイラッとしたあとで、次はこれかという感じです。メールの内容は、ある活動に関する相談でした。相談なら相談って書いてよ!と思ってしまいます。

 

◆宛先や自分の名前のないメールにイラッ

こちらの宛先や発信者の名前が書いていないメールが届くことはありませんか。
友だち同士のやりとりが中心となっていると、わざわざ宛先を書くこともないからでしょう。当然のように本文から話が始まっていることがあります。
とくに、初めてメールをもらった場合、誰からなのかが分かりません。
「どちら様でしょうか」と恐る恐る返信をすることがあります。

 

◆「?」や「!」で終わっているメールにイラッ

「いつ時間が空いていますか?」で終わっているメールには、「それで本当に時間を取ってほしいの? ほしくないの?」と聞き返したくなるときがあります。また、こちらの返信に対して、「了解!」と、ひと言返信があったときは本当にイラッとします。

 

でも、こうしたことに怒っているだけでは何も解決しません。そこで、今年度は自分の担当しているゼミ生に対して、初回に「メールの書き方」を指導内容として追加することにしました。

・メールには「件名」をつけること
・相手の所属、役職、氏名を書くこと
・自分の所属、氏名を書くこと
・時間を取ってほしいときにはその旨を明記すること
・目上の人には「了解!」などの表記は使わない・・など

一つひとつのメールに怒ったりしないで、こうしたことを学生に伝えるとさっそく実践するようになりました。
メールに関する約束事を共有することで、イライラした気持ちがなくなり、気持ちよくコミュニケーションできることを体験しました。今の時代だからこそ、心がけていきたいことですね。

 

なお、メールの本来の目的は「用件を伝えること」です。ここでは私が思う一般的なルールを述べましたが、組織や文化によってルールが異なることもあるかもしれないことも心にとめておきましょう。また、自分のルールと異なる書き方のメールを受け取った時に、イライラしすぎて、本来の目的を見失って用件への対応を忘れてしまったり、荒っぽい返信を送ってしまったりしないように注意しましょう。

 

(文:三浦和美/編集:川嵜昌子