何度言ってもダメな社員にイライラ

40代の管理職（男性）の方のお悩みです。

何度言ってもダメな社員が数名いて、日々、イライラしています。
一人は、書類のミスが多いAさん。「確認してから出して」と毎回言っていますが、いつもミスがあります。

Bさんは、会社のルールをことごとく守りません。たとえば、「外出するときは、行き先と戻り時間を行動予定表に書く」というルールがありますが、書きません。そのため、Bさん宛ての電話が入ってきたときなどに他の社員が困っています。
経費精算の締め切りや、書き方なども守らないため、やはり関連の社員が迷惑を被っています。

Cさんは、会社の共通の備品（文房具やファイル類）を元の場所に戻さないので困っています。使った後も自分の机や、人の机に置いたままにしていることが多々あります。

これらの人たちには、もう何度も注意していますが、改善されません。何度言ってもダメです。放っておくことは、しかし、できません。そのままでは他の人たちが困りますし、私の管理能力が疑われます。どうしたらよいでしょうか？

◆相手に明確に伝わっている？

まず、これらの人たちに、何をどう改善してほしいのか、それはなぜか、明確に伝わっているでしょうか？

こちらは伝えているつもりでも、相手にはピンと来ていないこともあります。とくに、それらをやる理由が理解できていなければ、「面倒だから」とやらずに済ませようとする人もいます。

Bさん、Cさんは、求められていることが、会社のルールだと分かっているでしょうか？
もし分かっていても、ルールを守らなければならない理由を理解しているか、確認が必要です。「ルールだから守って当然」という考え方をもっていない人たちもいますので。

また、Aさんには、単に「確認してから出して」というよりも、確認の仕方や、そもそもどういった書類を求めているのか、ミスにつながらない方法など、より具体的な方法を伝えるほうがよいでしょう。それらを分かっていない可能性があります。

◆相手の行動を促す言い方を

注意の仕方として、「なんでやらないの？」「何度も言っているけど」「まったくだらしない性格だよね」と、相手を責めたり、人格を否定したりする言い方は避けましょう。
そういった言われ方をしても、相手は、行動を改善する気にはなりません。

相手がそれらを行なうことによるメリット、行なわないことによるデメリットを伝えたほうがよいでしょう。
たとえば、「Bさんが行動予定表に行き先や帰社の時間を書いておいてくれると、お客様からの連絡が入ったとき、すぐに対応ができるから、お客様からBさんへの仕事の評価も上がると思うよ」などです。

さらに、相手がそれをできない何らかの事情があるかもしれないので、それも確認したほうがよいでしょう。
「Bさん、何かルールを守れない理由があったら教えて」と。

理由はないけれども、相手の能力的にすぐには対応できない場合もあります。
その場合は、どういう方法、どういうステップで能力を上げていくのか、相手と話をして決めたほうがよいでしょう。